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Per compilare un cartello di cantiere si devono reperire alcuni dati essenziali che devono poi essere utilizzati per la corretta compilazione. I primi dati da apporre sono il Comune e la Provincia in cui andranno eseguiti i lavori e la tipologia dell'intervento che dovrà essere eseguito. Molto importante è indicare gli esatti estremi delle necessarie autorizzazioni per l'intervento edilizio che vengono rilasciate dal Comune. Devono essere inseriti correttamente i nominativi del committente, del progettista sia per la parte architettonica sia per quella strutturale, del direttore dei lavori, del coordinatore che si è occupato della progettazione e seguirà l'esecuzione dei lavori, del progettista e del responsabile per gli eventuali lavori sugli impianti meccanici e su quelli elettrici, del responsabile della sicurezza, oltre ai dati relativi all'impresa che eseguirà i lavori e agli occasionali soggetti subappaltatori.
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Per compilare un cartello di cantiere in caso si tratti di interventi di ristrutturazione che riguardino degli edifici o delle strutture pubbliche oltre ai dati generali indispensabili devono anche essere inseriti i costi totali comprendenti sia la parte della base d'asta sia quelli relativi alla sicurezza. Molto importante è anche la percentuale che è stata proposta per vincere la gara di appalto, oltre ai dati inerenti il responsabile del procedimento. Le eventuali ditte subappaltatrici devono essere indicate con i dati generali oltre al numero dell'iscrizione alla Camera di Commercio. La durata dei lavori deve essere necessariamente indicata fra i dati essenziali di un cartello di cantiere. In caso di interventi abbastanza vasti, viene generalmente allegato al cartello di cantiere anche un rendering che rappresenta, con un'immagine realizzata al computer, come risulterà visivamente la struttura dopo i lavori.
La compilazione di un cartello di cantiere quindi risulta indispensabile sia perché è d'obbligo per legge, sia per fornire le adeguate informazioni in merito agli interventi edili che si andranno ad eseguire. La mancata compilazione di un cartello di cantiere o l'omessa indicazione di dati importanti porta necessariamente ad una sanzione amministrativa. In caso di mancanza di cartello di cantiere potrebbe essere possibile che il committente dei lavori possa incappare anche in sanzioni penali. Quindi oltre alla corretta stesura del cartello di cantiere si deve anche provvedere a posizionarlo in maniera che sia facilmente leggibile in modo che possa essere controllato sia a cantiere aperto sia a cantiere chiuso. La sanzione amministrativa in caso di mancanza di cartello o di sua illeggibilità ammonta a 10329 euro.
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